摘要：檔案是重要的信息資源，檔案管理信息化也成為一種趨勢。要想健康發(fā)展，應(yīng)該不斷加強檔案信息化的建設(shè)，結(jié)合先進的網(wǎng)絡(luò)管理方式以及信息化技術(shù)，確保檔案朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展。本文就核電工程檔案數(shù)字化實踐及應(yīng)用進行了分析和探討。

　　關(guān)鍵詞：核電工程;檔案數(shù)字化;應(yīng)用

　　一、加強檔數(shù)字化管理的意義

　　1、加強檔案數(shù)字化管理有利于提高經(jīng)濟效益

　　一段時期以來，檔案管理是需要依靠紙質(zhì)文件和實物進行留存的。隨著檔案資料的增加，需要加大辦公經(jīng)費投入和加強人員配備去完成檔案管理工作，紙質(zhì)檔案材料需要大量的紙張、打印設(shè)備、存儲空間，這必然增加經(jīng)濟負擔(dān)。數(shù)字化管理檔案是運用計算機把文字或者圖片進行掃描，從而使紙質(zhì)的檔案材料轉(zhuǎn)化為電子材料。通過處理，只需要把所要留存的材料錄入電腦，編輯好目錄即可，不需要大量的工作人員，這極大的減少紙張和存儲空間。數(shù)字化檔案管理也不需要很多時間和人員。所以，檔案數(shù)字化管理一定程度上提高了經(jīng)濟效益。

　　2、加強檔案數(shù)字化管理有利于提高辦公效率

　　檔案記載著人們各項社會活動，是各個企事業(yè)單位最原始的記錄，其包含著在豐富的資源。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作效率逐步提高。數(shù)字化管理檔案，能夠通過電腦程序把類別相同的文件進行歸類整理，較少人工立卷時產(chǎn)生的分類不準(zhǔn)確問題，而且能大大加快整理速度，在這一過程中也減少了領(lǐng)導(dǎo)簽字環(huán)節(jié)，有利于節(jié)約時間。數(shù)字化管理檔案能夠快速的插入遺漏的文件，如果在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)有遺漏問題，只要在電腦中把文件插入即可，這與人工拆卷，重新排序相比較，大大縮短了時間。數(shù)字化管理檔案能夠快速的查找文件，查找紙質(zhì)版檔案工作量特別大，需要翻找一段時間才能找到所需要的材料，而數(shù)字化檔案，只要按照目錄檢索，即能很快的找到任何文件，這無疑提高了工作效率。

　　3、加強檔案數(shù)字化管理有利于提高社會價值

　　檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它承載著過去、現(xiàn)在和將來。檔案存儲的目的是為了使有價值的資源保存完整，為日后的查找交流提供原始依據(jù)，從而實現(xiàn)其社會價值。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案，能夠提高檔案的利用效率，提高檔案服務(wù)水平和能力。檔案數(shù)字化管理之后，可以通過電子文檔進行交流和利用，從而減少翻閱所造成的破壞，更好的保護原有的紙質(zhì)文件，同時，能夠有效的防止原始文件被篡改的行為。數(shù)字化檔案管理能夠把所有檔案材料上傳到郵箱、百度云等，這就避免了突發(fā)狀況毀損檔案文檔，從而使檔案的使用相對安全。

　　二、檔案管理信息化系統(tǒng)的特點

　　傳統(tǒng)借閱檔案操作流程，查閱人必須要親自到檔案管理部門，才能查找翻閱檔案并復(fù)印所需要的檔案資料。整個查閱過程既耗費時間長又時效性受影響。如果異地查詢資料，問題更加的突出。紙質(zhì)檔案數(shù)量有限，無法滿足多人查閱使用的需求，如出現(xiàn)同一份檔案同時查閱，就排隊等候，檔案利用的時效性受影響。檔案信息化系統(tǒng)解決了這些問題，它實現(xiàn)精確、快速檢索，適合于復(fù)雜的模糊查閱功能。查閱人在檔案管理系統(tǒng)中檢索所需要的公司名稱或其他信息能快速查閱，如需要直接點擊打印即可。檔案管理系統(tǒng)可以多人查閱，只要在多臺電腦系統(tǒng)里安裝檔案管理系統(tǒng)即可多人查閱同一份檔案資料，不存在等候排隊的情況。檔案的傳輸實現(xiàn)信息化管理后，以文件的方式在線傳輸，提高傳輸速度的同時，保證了信息的安全性。保證檔案存儲的穩(wěn)定性，保存時間更長，不會受到任何外界環(huán)境變化的影響，存儲載體多種多樣、方便管理、攜帶與查閱。整理掃描完成的檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源得到了更大的開發(fā)，進一步實現(xiàn)了資源共享，為日后工作提供了一定的便利性。

　　通過計算機技術(shù)全程貫穿了每一個環(huán)節(jié)的工作難度大大降低了，也縮短了工作時間，如有檔案資料需要修改直接使用計算機操作，快速找到目標(biāo)文件，隨機完成修改，包括檔案的閱覽、統(tǒng)計等功能都可實現(xiàn)，縮短時間和節(jié)省精力。

　　三、數(shù)字化工作的流程管理

　　檔案數(shù)字化工作完成方式有內(nèi)包和外包兩種方式。國家秘密和核心商密檔案及其他包含敏感信息的檔案，需要嚴(yán)格控制知悉范圍，檔案數(shù)字化不得外包，由內(nèi)部專業(yè)人員負責(zé)完成。其他建議采取外包，與外包單位簽訂安全保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。文檔人員負責(zé)檔案數(shù)字化前準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)驗收、上傳至檔案管理系統(tǒng)。以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，主要包括數(shù)字化前準(zhǔn)備、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、掃描移交、驗收入庫等環(huán)節(jié)。

　　1、數(shù)字化前準(zhǔn)備。文檔人員應(yīng)對待掃描的檔案進行整理，補充著錄缺少元數(shù)據(jù)信息。破損嚴(yán)重、紙張不平整的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進行修復(fù)和壓平處理。記錄案卷級、文件級檔號和頁數(shù)，補充錄入缺少必填信息。剔除重復(fù)件和不宜上網(wǎng)發(fā)布的檔案，再移交掃描，以備后查。

　　2、檔案掃描。掃描環(huán)節(jié)包括拆除裝訂、選擇合適掃描方式及分辨率、恢復(fù)裝訂。公司保存歷史檔案紙張質(zhì)量較好，采用高速掃描，少量過薄、過軟檔案采用平板掃描，拆除裝訂物時注意保護檔案不受損害。掃描完成后應(yīng)恢復(fù)裝訂，保持檔案的排列順序不變。分辨率不得低于300dpi，當(dāng)清晰度不夠時適當(dāng)提高分辨率。

　　3、圖像處理。圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新對圖像進行糾偏、去污、裁邊處理。發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。公司接收的超長、超寬大型工程圖紙，分區(qū)掃描并合并成一副圖像。

　　4、圖像存儲。存儲格式推薦采用JPEG、PDF格式，為了讀取方便一般以PDF格式保存，并以唯一對應(yīng)的檔號命名，以便電子文件命名和ECM系統(tǒng)內(nèi)錄入的文件編碼進行匹配，批量上傳到系統(tǒng)中。

　　5、掃描后登記。掃描人員在掃描完成后，登記掃描方式、頁數(shù)、掃描人。核對每份文件實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的頁數(shù)是否一致，檢查著錄信息和檔案掃描件是否有缺失錯誤，再進行數(shù)據(jù)驗收。

　　四、數(shù)字化成果應(yīng)用

　　以圍繞核電十年定期審查專項，集中開展檔案數(shù)字化并建立檔案庫，為了保障檔案的電子查閱，在集中審查半年內(nèi)，對相關(guān)6萬余件記錄報告，3000余卷檔案，約500萬頁集中數(shù)字化，并對錄入錯誤信息及時糾正，為十年定期審查節(jié)省工期，也減少了各路專家車馬勞頓。

　　針對核電十年定期審查項目，文檔人員聯(lián)合業(yè)務(wù)技術(shù)人員在檔案管理系統(tǒng)建立檔案庫，內(nèi)容涵蓋了技術(shù)規(guī)格書、經(jīng)驗反饋、往來函件、審查報告等11個檔案分類，形成樹狀檔案庫，一鍵查找，既是本次項目成果展示，更為海陽核電下一個十年定期審查提供借鑒。

　　結(jié)束語

　　檔案管理信息化建設(shè)是一項艱巨而長期的任務(wù)，也是一項系統(tǒng)工程。檔案管理工作一定要抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才是跟上時代發(fā)展的步伐。通過上海儀電資產(chǎn)公司及檔案管理中心的各位領(lǐng)導(dǎo)、同事的引領(lǐng)幫助協(xié)助配合努力下，完成了階段性的任務(wù)。今后加快檔案管理信息化建設(shè)，按照領(lǐng)導(dǎo)指示完成的各項進程。

　　參考文獻

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